La fiche d'étonnement

Comment détecter les incohérences de son organisation et améliorer son fonctionnement? C’est simple direz-vous ! Il existe les audits, les processus d’amélioration continue (roue de Deming), … Mais ces réponses ne sont pas toujours pertinentes.

• Les audits permettent de vérifier une conformité par rapport à un référentiel et ainsi définir un plan d’action. Mais suivre un référentiel à la lettre n’apporte pas toujours une efficacité au quotidien pour les salariés. Le regard extérieur des auditeurs est indispensable, mais souvent la durée des audits ne permet de couvrir l’opérationnel.
• Les processus d’améliorations continues sont souvent initiés en internes. Comment détecter les incohérences quand on a « la tête dans le guidon ». On finit par s’habituer aux problèmes et les prendre en compte sans les corriger.

Une solution simple est de demander aux nouvelles personnes embauchées, une fiche d’étonnement, après quelques mois passé dans l’organisation.

Pourquoi les nouvelles personnes? Elles ont un regard neuf et critique sur l’organisation. Après plusieurs mois (6 mois et plus) la personne a eu le temps de se faire une idée sur les problèmes. On bénéficie de l’expérience des nouvelles personnes.

Cette fiche peut contenir:

• les remarques sur l’organisation, le management (positif et négatif)
• l’avis technique sur l’infrastructure en place (positif et négatif)
• des propositions d’améliorations

L’ensemble des fiches d’étonnements peut être regroupées et traitées par la suite. Des remarques sont souvent communes aux fiches.

L’objectif est de détecter les problèmes récurrents et d’améliorer son organisation.