Lorsque vous mettez en place un processus en place dans votre organisation, il est impératif de le représenter. La modélisation apporte une meilleur compréhension, une vue global sur le fonctionnement et les enchainements.

Tout d’abord il faut savoir ce qu’est un processus. Un processus est un enchainement d’activité. Chaque activité prends des éléments d’entrés et produit des éléments de sorties. Chaque activité doit être décrite par une procédure.

Chaque processus doit posséder un pilote de processus. C’est une personne qui porte le processus et qui doit s’assurer de la bonne exécution de celui-ci. Le pilote de processus est le point d’entré pour améliorer, évoluer et maintenir le processus.

Chaque processus doit vivre et être revu dans le temps. On peut utiliser la roue de Deming (Plan, Do, Check, Act) pour suivre et maintenir le processus.

Modéliser le processus

Microsoft Visio fournit un diagramme de flux fonctionnel croisé. Ce type de diagramme est idéal pour représenter notre processus. Il y a deux orientation possibles: verticale, horizontale. Le choix d’une orientation dépends de la complexité de votre processus. Personnellement, j’utilise le plus souvent l’orientation horizontale.

Tout en haut de ce schéma nous avons le titre du processus. On peut indiquer la version du processus, c’est pratique si on imprime le schéma.

En tête de colonne nous avons les acteurs. Sur la gauche nous avons les phases du processus.

Les activités sont placé dans la colonne de l’acteur qui en est responsable et qui doit l’exécuter.

Chaque activité doit normalement être accompagné d’une procédure pour l’exécuter.

Tout en bas j’ai ajouté une phase PDCA. Il est intéressant de positionner ce phase afin de ce rappeler que ce processus doit vivre.

Il est conseillé de ranger et organiser ce processus dans une bibliothèque de processus. Une revue des processus de l’organisation est indispensable. Cette revue peut être annuelle par exemple.